文书档案保管期限鉴定的流程

2026-01-08 02:23:54    88次浏览

（一）归档前鉴定

1.材料收集与梳理：档案管理人员协同各业务部门，收集本机关在职能活动中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件及相关元数据、背景信息，确保收集的完整性。同时，对收集的文件材料进行分类梳理，区分不同业务类型、形成时间、文件载体。

2.归档范围筛选：依据不归档文件的界定标准，剔除重份文件、事务性文件、无关文件等无归档价值的材料，保留符合归档范围的文件材料。对于电子文件，需同时核查其元数据、格式规范性等，确保符合归档要求。

3.初步期限划定：结合前文所述的、30年、10年保管期限鉴定标准，对筛选后的归档文件进行逐一分析，初步划定每一份文件的保管期限。对于具有逻辑关联的系列文件，需整体分析后统一划定期限，避免拆分鉴定。

4.审核确认：由档案管理部门负责人或专业鉴定人员对初步划定的保管期限进行审核，重点核查是否存在期限划分过高或过低的情况，确保鉴定标准的统一执行。审核通过后，将文件材料按保管期限分类整理归档，电子文件与纸质文件同步归档，确保对应关系清晰。

（二）保管中定期鉴定

1.鉴定计划制定：档案管理部门结合本单位档案存量、保管期限分布、机构职能变化等情况，制定年度或阶段性鉴定工作计划，明确鉴定范围、鉴定人员、时间节点、工作要求等。

2.档案梳理与价值评估：鉴定人员对划定范围内的档案进行逐卷、逐件梳理，结合当前工作需求、历史研究需求等，重新评估档案的保存价值。重点核查是否存在保管期限划定不合理、档案内容与当前职能无关、档案材料不完整等问题。

3.期限调整与标注：对于经评估认为需要调整保管期限的档案，如将30年保管调整为保管、将10年保管调整为无保存价值等，需形成书面鉴定意见，说明调整理由。调整后，在档案目录、档案载体上进行明确标注，确保档案管理信息的一致性。

4.成果归档：将本次鉴定的工作计划、鉴定意见、期限调整清单等材料整理归档，形成鉴定工作档案，为后续档案管理和再次鉴定提供依据。

（三）到期后处置鉴定

1.到期档案统计：档案管理部门提前对即将到期的档案进行统计，形成到期档案清单，明确档案的形成单位、形成时间、保管期限、档案数量、载体类型等信息，确保统计准确无误。

2.组建鉴定小组：为保证鉴定结果的客观性与性，应组建专门的鉴定小组，成员通常包括档案管理部门负责人、专业档案管理人员、相关业务部门负责人及单位分管领导，必要时可邀请档案行政管理部门的专业人员指导。

3.价值终评估：鉴定小组依据鉴定标准，对到期档案进行逐件、逐卷评估，区分“需要继续保存”“可以销毁”两类情况。需要继续保存的档案，需重新划定保管期限并标注；可以销毁的档案，需确认其无任何保存价值和利用需求。

4.形成鉴定报告：鉴定结束后，形成书面鉴定报告，内容包括鉴定工作概况、到期档案统计情况、鉴定意见、继续保存档案清单、销毁档案清单等。鉴定报告需经鉴定小组全体成员签字确认。

5.审批程序履行：将鉴定报告及相关清单报送单位负责人审批，涉及重大档案销毁的，还需报同级档案行政管理部门备案或审批。审批通过后，方可开展后续的档案续存或销毁工作。

6.规范处置实施：对于批准继续保存的档案，重新整理归档，更新档案管理系统信息；对于批准销毁的档案，需严格按照国家有关规定执行销毁程序，由两人以上负责监销，确保档案彻底销毁，同时形成销毁记录，监销人员签字确认后归档备查。电子档案的销毁还需确保数据彻底删除，防止数据泄露。