档案整理的五大步骤，你了解几个？

2026-05-26 12:01:25    3565次浏览

档案整理其实就是把一堆乱七八糟的文件整理成有序的体系，方便以后查找和使用。这个过程可是有讲究的，基本步骤包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案的先后次序、为档案提供标识符、编制检索工具。具体来说，就是组件（卷）、分类、排列、编号和编目这五个步骤。

一、组卷

组卷是档案整理的步，也就是确定档案的基本整理单位。简单来说，就是把一堆文件分成一个个的“卷”。比如，照片、录音、录像、实物档案，每一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物就是一件。文书档案稍微复杂点，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等。在件内排序时，正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

以科技档案为例，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

二、分类

分类就是把完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案的内在联系，使档案形成一套有机体系。文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，比如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

照片、录音、录像、实物档案的分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜。比如，照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

三、排列

排列就是确定档案的先后次序。一般来说，同一卷内的文件要按照时间顺序排列，同一类别的文件要按照重要程度或时间顺序排列。比如，同一项目的科技文件要按照课题阶段或时间顺序排列，同一机构的文书档案要按照年度或机构顺序排列。

四、编号

编号就是为每个档案分配一个的标识符。这个标识符可以是数字、字母或两者的组合。编号的目的是方便查找和管理。比如，每个档案盒上都有一个编号，方便我们找到对应的档案。

五、编目

编目就是编制检索工具。通过编目，我们可以快速找到需要的档案。编目的形式有很多种，比如目录卡片、电子数据库等。常见的编目方法包括：按年度编目、按机构编目、按问题编目等。

通过这五个步骤，我们可以把一堆乱七八糟的档案整理成有序的体系，方便以后查找和使用。希望这些信息对你有帮助！